LIFESTYLE
Kariyerinizi zedeleyen e-mail hataları!
İnternet icat olduğundan bu yana elektronik postalar hayatımızın en önemli iletişim aracı oldu. E-mail’in hayatımıza getirdiği kolaylık, iletişimdeki üslubumuza özensizlik olarak yansımaya başladı. Fakat iş hayatının bu özensizliğe pek tahammülü yok. Eğer
GÜNCELLEME TARİHİ: 5 Şubat 2010
Globalleşen dünyada, elektronik postalar iş hayatının en çok kullanılan iletişim araçlarından bir tanesi haline geldi. İş mektuplarının, faksın pabucunu dama atan e-postalar, sadece kişiler arası günlük yazışmalarda değil, şirketler arası haber akışı ve bilgi iletişiminde de yoğun olarak kullanılıyor. Ancak diğer iletişim araçlarında kullanılan üslup ve ilişkilere gösterilen özen, sanal ortamda erozyona uğruyor. Pek çok kariyer koçu, bu özensizliğin iş ortamında güven tehlikesi yarattığı konusunda hem fikir. E-posta deyip geçmemek ve daha iyi bir iletişim kurmak için dikkat edilecek noktaları bir an önce öğrenmek gerek. Anlayacağınız, görgü kurallarına dikkat etmek sanal alemde bir hayli önemli! Düşünürsek, karşımızdaki kişi ne bizim sesimizi duyuyor ne de mimiklerimizi görüyor, dolayısıyla istemedende olsa yanlış anlaşılmak çok mümkün. Yapılan iletişim hatalarına düşmeden, nazik üslup takınmanın bir yolu var elbette. İşte sanal ortamda usturuplu iletişim kurmanın kuralları...
En bariz hatalar
►Yalnızca büyük harf kullanarak yazı yazmayın. Bu karşı tarafa bağırmak anlamına geliyor. Metin içerisinde fazla ünlem kullanmaktan da uzak durmak gerekiyor.
►Sadece iş ilişkiniz olan birine şiirler,şakalar, virüs uyarıları gibi programlar atmak imajınızı direkt zedeler. Tabii iş ilişkinizin boyutu daha samimi bir noktaya geldiyse, buna diyecek bir sözümüz yok.
►Sinirli olduğunuzda sakın bilgisayarın karşısına geçmeyin. Bir süre bekleyin,sakinleşin ve mantık çerçevesinde e-postalar yazın. Gerekiyorsa yazdıklarınızı yanınızdaki bir başka kişiye kontrol ettirin.
►Mümkün olduğunca kısa yazın, hayat hikâyenizi anlatmaya kalkmayın. Metnin kısa olmasının yanında, öz ve açık ifadeler kullanmak da önemli.
►Alaycı olmayın! Zeki olduğunuzu düşünebilirsiniz, ancak karşı tarafın şakalarınızdan rahatsız olabileceğini unutmayın.
Biraz daha dikkat!
-Mesajın içeriği de bir hayli önemli. Bu durumda mesajı oluştururken dikkat etmeniz gerekenler de şöyle:
►En başta mutlaka mesajın neden gönderildiğini güzel bir Türkçe'yle tanımlayın.
►Nazik olayım derken şirinlik muskası olmayın, gayri ciddi ifadeler ve simgelerden kaçının.
►Mutlaka postanızı oluştururken muhatabına ismiyle hitap edin.
►Empati kurun, mesajı göndermeden önce mutlaka "Bu mesaj bana gelseydine düşünürdüm" diye sorgulayın. Mesajı alanın ne düşüneceğini tahmin etmeye çalışın.
►E-postalarda mesajı kişiselleştirilmeyin ve "ben" sözcüğünü çok fazla kullanmayın.
►Kullanılmaması gereken bir başka unsur da onaylatma cümleleri. Kişinin kendisini onaylatmak için kullandığı "... değil mi?" ya da "Siz nedersiniz?" gibi sorular, iş dünyasında çok şık durmayan cümleler olarak tanımlanıyor.
►Yanlış adrese giden postalar da itibarı zedeleyen yanlışların başında geliyor. Bitirilmiş postada adres kısmına, özellikle de çoklu gruplara ileti gönderirken bir hayli dikkat etmek gerekiyor. İstenmeyen kişilere, istenmeyen e-mail'lerin gitmesi sizi zor durumda bırakabilir. Bu yüzden e-mail'in içeriğini oluştururken gösterdiğiniz özeni, mail'i tamamlayıp "gönder" demeden önce de gösterin.
►Ekleri iliştirmeyi unutmak, olumsuz izlenim yaratmanın en büyük nedenlerinden biri... Yanlış bir dosya eklenmiş ya da hiç dosya eklenmemiş e-postalarla imajınızı bozmak istemiyorsanız göndermeden önce ekleri mutlaka kontrol edin. Yanlış ekle ya da eksik gönderilen mail'lerin ardından özür mesajları atmak ve birkaç kere bu hatanın tekrarlanması, sizin profesyonelliğiniz hakkında kafalarda soru işaretleri yaratacaktır.
► Kimliğinizi iyi bir şekilde ortaya koyun. Mail'lerinizin sonuna mutlaka adınız, soyadınız, unvanınız ve iletişim numaralarınızın olduğu bölümü ekleyin.
►Mail adresi edinirken adınızın baş harfi ve soyadınızın bulunduğu kombinasyonları seçin. "Nickname" yani takma isim tarzındaki mail adresleri imajınızı ciddi anlamda zedeler.
Görünmez değilsiniz
İnternet ortamında, insanlara rahatsız edici sözler ve görüntüler içeren mektuplar gönderirken, yaptıklarınızın ortaya çıkmayacağını düşünmeyin. Çünkü e-postaların kimden geldiğini anlamak hiç de zor değildir. En basit olarak postanın gönderildiği bilgisayarın numarası tespit edilerek, kimin adına kayıtlı olduğu saptanabilir. O yüzden ya bu tarz işlere hiç girmeyin, giriyorsanız da bunun sonsuza kadar saklı kalacağını düşünmeyin.
www.isteinsan.com.tr
En bariz hatalar
►Yalnızca büyük harf kullanarak yazı yazmayın. Bu karşı tarafa bağırmak anlamına geliyor. Metin içerisinde fazla ünlem kullanmaktan da uzak durmak gerekiyor.
►Sadece iş ilişkiniz olan birine şiirler,şakalar, virüs uyarıları gibi programlar atmak imajınızı direkt zedeler. Tabii iş ilişkinizin boyutu daha samimi bir noktaya geldiyse, buna diyecek bir sözümüz yok.
►Sinirli olduğunuzda sakın bilgisayarın karşısına geçmeyin. Bir süre bekleyin,sakinleşin ve mantık çerçevesinde e-postalar yazın. Gerekiyorsa yazdıklarınızı yanınızdaki bir başka kişiye kontrol ettirin.
►Mümkün olduğunca kısa yazın, hayat hikâyenizi anlatmaya kalkmayın. Metnin kısa olmasının yanında, öz ve açık ifadeler kullanmak da önemli.
►Alaycı olmayın! Zeki olduğunuzu düşünebilirsiniz, ancak karşı tarafın şakalarınızdan rahatsız olabileceğini unutmayın.
Biraz daha dikkat!
-Mesajın içeriği de bir hayli önemli. Bu durumda mesajı oluştururken dikkat etmeniz gerekenler de şöyle:
►En başta mutlaka mesajın neden gönderildiğini güzel bir Türkçe'yle tanımlayın.
►Nazik olayım derken şirinlik muskası olmayın, gayri ciddi ifadeler ve simgelerden kaçının.
►Mutlaka postanızı oluştururken muhatabına ismiyle hitap edin.
►Empati kurun, mesajı göndermeden önce mutlaka "Bu mesaj bana gelseydine düşünürdüm" diye sorgulayın. Mesajı alanın ne düşüneceğini tahmin etmeye çalışın.
►E-postalarda mesajı kişiselleştirilmeyin ve "ben" sözcüğünü çok fazla kullanmayın.
►Kullanılmaması gereken bir başka unsur da onaylatma cümleleri. Kişinin kendisini onaylatmak için kullandığı "... değil mi?" ya da "Siz nedersiniz?" gibi sorular, iş dünyasında çok şık durmayan cümleler olarak tanımlanıyor.
►Yanlış adrese giden postalar da itibarı zedeleyen yanlışların başında geliyor. Bitirilmiş postada adres kısmına, özellikle de çoklu gruplara ileti gönderirken bir hayli dikkat etmek gerekiyor. İstenmeyen kişilere, istenmeyen e-mail'lerin gitmesi sizi zor durumda bırakabilir. Bu yüzden e-mail'in içeriğini oluştururken gösterdiğiniz özeni, mail'i tamamlayıp "gönder" demeden önce de gösterin.
►Ekleri iliştirmeyi unutmak, olumsuz izlenim yaratmanın en büyük nedenlerinden biri... Yanlış bir dosya eklenmiş ya da hiç dosya eklenmemiş e-postalarla imajınızı bozmak istemiyorsanız göndermeden önce ekleri mutlaka kontrol edin. Yanlış ekle ya da eksik gönderilen mail'lerin ardından özür mesajları atmak ve birkaç kere bu hatanın tekrarlanması, sizin profesyonelliğiniz hakkında kafalarda soru işaretleri yaratacaktır.
► Kimliğinizi iyi bir şekilde ortaya koyun. Mail'lerinizin sonuna mutlaka adınız, soyadınız, unvanınız ve iletişim numaralarınızın olduğu bölümü ekleyin.
►Mail adresi edinirken adınızın baş harfi ve soyadınızın bulunduğu kombinasyonları seçin. "Nickname" yani takma isim tarzındaki mail adresleri imajınızı ciddi anlamda zedeler.
Görünmez değilsiniz
İnternet ortamında, insanlara rahatsız edici sözler ve görüntüler içeren mektuplar gönderirken, yaptıklarınızın ortaya çıkmayacağını düşünmeyin. Çünkü e-postaların kimden geldiğini anlamak hiç de zor değildir. En basit olarak postanın gönderildiği bilgisayarın numarası tespit edilerek, kimin adına kayıtlı olduğu saptanabilir. O yüzden ya bu tarz işlere hiç girmeyin, giriyorsanız da bunun sonsuza kadar saklı kalacağını düşünmeyin.
www.isteinsan.com.tr
